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Excelでプルダウンリストを作成する方法

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Excelでプルダウンリストを作成する方法です。
Excelでプルダウンリストを作成する方法

プルダウンリストって何かというと、上図のようにリストを選択させて入力させる方法のことです。

こうすることで、入力間違いがなくなります。全角・半角・ひらがな・カタカナなんかも気にしなくてよくなります。フィルタ機能で抽出したときに一番効果があらわれるでしょう。

業務で Excelでプルダウン ってよく使うはずなのに、すぐやり方を忘れてしまうので書いておきます。




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プルダウンリストを作成する

プルダウンリストを作成するのは簡単です。該当セルを選んで、「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。
データタブからデータの入力規則を選択

ここがいつも忘れてしまうところです。なぜならアイコンが見えないから。このくらいの大きさで使っているので・・・。
データタブからデータの入力規則はアイコンが小さい

ちなみに画面は Excel 2016 ですが、Excel 2007以降であればリボンの位置は同じです。

「データの入力規則」画面から、「入力値の種類」に、「リスト」を選択します。
データの入力規則からリストを選択


直接入力する場合、カンマで区切ればリスト化されます。
直接入力するならカンマで区切りで

セルに入力した値をリストにすることもできます。あらかじめ、下図のようにシートにリストにする値を入力しておきます。
セルに入力した値をリストにする

次に該当セル上で「データの入力規則」を開き、「元の値」横の「セル範囲選択」のボタンを押下します。
元の値横のセル範囲選択を押下

この状態になったら、値入力したセルを選択します。
データの入力規則

データの入力規則から値選択

と、ここでワンポイントアドバイスです^^

上図では、セルを A1~A4 で選択しましたが、できれば別のシートの A列 を丸ごとこの値に使うようにしておきましょう。

そして下図のように A列 を丸ごと選択しちゃいます。
データの入力規則から値を列選択

こうしておくと、仮に値を増やしたいと思ったときに A5 へ値を増やすだけでリスト内に反映します。
A列に値を増やせば自動で反映する

上図では同じシート内に値リストを作りましたが、必ず別シートにマスタ化することを意識しましょう。別シートでないと、途中で行を追加した場合、空白の値がリストに表示されたりしてしまいます。
データ別シートにマスタ化すること入力規則から列選択すると行追加で空行が増える

プルダウンリストを削除する

プルダウンリストを削除する場合は、該当セルを選んで、「すべての値」を選択すれば OK です。
プルダウンリストを削除する

「同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用する」にチェックを入れて OK すれば、他のセルにも適用されます。

詳しく説明すると、例えば A列 を選択して入力規則を「リスト」に設定したとします。A1 のみ「すべての値」に戻すならチェックは不要で、A列 全部を「すべての値」に戻すならチェックを入れるということですね。

まとめ

実務と Excel は切っても切れないものです。そして自由度の高い Excel は人によって様々な使い方がされます。
そんな中で、リストによって入力値を統一できるのはメリットが高いです。

後で集計した時に入力ミスが多いと、それを直すところから作業が始まったりして効率が悪いですからね。

皆さんも プルダウンリスト をうまく使って、日々の作業効率を上げてくださいね。

おつかれさまでした。

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